Vodenje projektov na nenem mestu: Intrix Project

V okviru webinarja Digitalni Masterclass: Rešitve v praksi #8 je Petra Vajda iz podjetja Intera predstavila rešitev Intrix Project – prilagodljivo platformo za projektno vodenje, ki podjetjem pomaga projekte, naloge, roke, dokumente, odgovornosti, komunikacijo in finančne podatke povezati v enotno okolje.

Predstavitev je pokazala, da projektno vodenje danes ni pomembno samo za klasične projektne ekipe. Projekti potekajo skoraj v vsakem podjetju: interni razvojni projekti, investicije, digitalizacija, uvedbe novih rešitev, dogodki, vzdrževanje, terensko delo, naročniški projekti ali kompleksni poslovni procesi z več sodelujočimi ekipami.
Ko teh projektov ne vodimo sistematično, se lahko pojavijo izzivi: nejasne odgovornosti, zamujene naloge, podvojeni podatki, različne verzije dokumentov, izgubljeni dogovori in premalo preglednosti nad dejanskim stanjem.

Projektno vodenje kot enotna slika izvedbe

V številnih podjetjih projektno delo še vedno poteka razpršeno. Del informacij je v Excelu, del v e-pošti, del v koledarju, del v dokumentnih mapah, veliko pa v glavah sodelavcev. Tak način dela je lahko obvladljiv pri manjšem številu projektov. Ko pa se poveča število nalog, rokov, sodelavcev, strank in odvisnosti med aktivnostmi pa postane nepregleden.

Intrix Project naslavlja prav ta izziv: kako podjetju omogočiti enotno sliko nad projekti.

V sistemu lahko podjetje spremlja vse projekte, jih filtrira po statusih, vodjih, podjetjih, fazah ali drugih parametrih ter enostavno vidi, kateri projekti so v pripravi, kateri v teku in kateri že zamujajo. Vsak uporabnik lahko vidi informacije, ki so zanj relevantne, pri čemer se pravice dostopa prilagodijo vlogam v podjetju.

To pomeni, da lahko vodstvo vidi širšo sliko, projektni vodje spremljajo napredek in odstopanja, operativni sodelavci pa svoje naloge in roke.

Od nalog in rokov do gantograma, dokumentov in financ

Eden ključnih poudarkov predstavitve je bila preglednost projekta na več ravneh. Intrix Project omogoča, da se projekt razdeli na faze in naloge, določi odgovorne osebe, roke, statuse, odvisnosti med nalogami in napredek.

Projekt je mogoče spremljati tudi v obliki gantograma, kar omogoča bolj vizualen pregled nad časovnico, fazami in medsebojnimi odvisnostmi. To je posebej uporabno pri kompleksnejših projektih, kjer zamik ene naloge vpliva na nadaljnje korake.

Poleg nalog lahko podjetje na projektu spremlja tudi sestanke, aktivnosti, dokumente, e-pošto, porabo časa in druge povezane vsebine. Pomembna prednost je, da so vse te informacije vezane neposredno na projekt, nalogo, podjetje ali sodelavca, zato ni treba iskati dogovorov in dokumentov po različnih kanalih.

Rešitev omogča tudi finančno spremljanje projektov. Intrix se lahko povezuje z ERP sistemi, iz katerih črpa podatke o prihodkih, odhodkih, stroških ali drugih finančnih kazalnikih. Tako lahko podjetje poleg operativnega napredka spremlja tudi finančno sliko projekta.

Manj ročnega usklajevanja, več odgovornosti in sledljivosti

Vrednost projektnega sistema ni samo v tem, da so podatki zbrani na enem mestu. Prava vrednost nastane, ko podjetje začne delovati bolj pregledno in sledljivo.

Če naloga zamuja, je to vidno. Če je za nalogo odgovorna določena oseba, je to jasno. Če se o nalogi odpre razprava, komentar ostane zapisan ob nalogi. Če je treba preveriti, kaj se je dogajalo na projektu, ni treba iskati po e-pošti, ampak je zgodovina zapisana v sistemu.

Takšna sledljivost pomaga zmanjšati število nepotrebnih sestankov, dodatnih pojasnjevanj in ročnega preverjanja. Hkrati omogoča boljše odločanje, saj imajo vodje bolj realno sliko o tem, kje projekt stoji, kje so zamude, koliko časa je bilo porabljenega in katere aktivnosti zahtevajo pozornost.

Intrix Project omogoča tudi povezavo s koledarji, mobilno uporabo, obvestila, planer resursov, poročila in nadzorne plošče s ključnimi kazalniki. V praksi to pomeni, da projektno delo ni več vezano samo na pisarno ali posamezen dokument, ampak je dostopno tam, kjer ekipa dejansko dela.

Umetna inteligenca kot podpora, ne zamenjava za vodenje

Kaj pa uporaba umetne inteligence v Intrixu? Ta lahko pomaga pri pripravi povzetkov projektov, zapisih, prevodih, poenostavitvi besedil, lektoriranju ali narekovanju vsebin.

To je uporabno predvsem tam, kjer se v projektih ustvarja veliko zapisov, poročil, komentarjev in komunikacije. Umetna inteligenca lahko del administrativnega dela pospeši, vendar ne nadomesti dobrega projektnega vodenja. Njena vrednost je v tem, da uporabnikom prihrani čas in jim pomaga hitreje pripraviti kakovostnejše zapise.

Projektno vodenje kot del digitalne zrelosti podjetja

Predstavitev Intrix Project je pokazala, da digitalizacija projektnega vodenja ni samo uvedba novega orodja. Gre za korak k večji organizacijski zrelosti: jasnejšim odgovornostim, boljši sledljivosti, enotnim podatkom in boljši preglednosti nad izvedbo.

Za podjetja, ki vodijo več projektov hkrati, upravljajo kompleksne ekipe, povezujejo notranje in zunanje deležnike ali želijo bolje spremljati finančne učinke projektov, je takšen sistem lahko pomembna podpora pri vsakodnevnem delu.

Največja razlika nastane takrat, ko projektno vodenje ni več odvisno od posamezne preglednice, enega e-poštnega sporočila ali spomina projektnega vodje, ampak postane urejen, viden in merljiv proces.

Oglejte si posnetek predstavitve

Celoten posnetek predstavitve je na voljo v SLZ Vozlišču za člane z ustreznim članskim paketom.

Če želite podobne praktične primere digitalizacije poslovnih in logističnih procesov spoznavati sproti, spremljajte serijo Digitalni Masterclass: Rešitve v praksi. Praviloma webinarji potekajo prvi petek v mesecu (v živo), udeležba pa je brezplačna.

Videi

Vodenje projektov na enem mestu - Intrix Project