Trace Supplier Portal: dobave, potrditve in sledljivost v enem digitalnem procesu

V okviru webinarja Digitalni Masterclass: Rešitve v praksi #6 je Marjan Kralj iz podjetja Trace BS predstavil rešitev Trace Supplier Portal – dobaviteljski portal za bolj urejeno sodelovanje med proizvodnim podjetjem in njegovimi dobavitelji.

Predstavitev je pokazala zelo konkreten izziv številnih proizvodnih podjetij: kako zagotoviti, da so naročila, potrditve dobav, dokumenti, etikete, najave in podatki o sledljivosti zbrani v enem procesu, ne pa razpršeni med e-pošto, Exceli, PDF-ji, papirji in posamezniki, ki “vedo, kaj se dogaja”. Dobava se namreč ne začne šele takrat, ko tovornjak pripelje na dvorišče. Začne se že veliko prej – pri naročilnici, potrditvi roka, pripravi dokumentacije, označevanju blaga in podatkih, ki jih skladišče potrebuje ob prevzemu. Če ta tok ni urejen, se težave pokažejo zelo hitro: material pride brez ustreznih informacij, dokumentacija ni popolna, roki niso jasno potrjeni, skladišče ponovno vnaša podatke, proizvodnja pa čaka na zanesljivo informacijo.

Dobava ni več samo e-poštno sporočilo

V praksi se veliko sodelovanja z dobavitelji še vedno dogaja po e-pošti in telefonu. Nekdo pošlje naročilo, drugi potrdi rok, tretji pripravi dokument, četrti preverja, ali je dobava že na poti. Dokler je obseg majhen, se to še da obvladovati. Ko pa se poveča število naročil, dobaviteljev, dokumentov in sprememb, postane tak način dela počasen in nepregleden. Trace Supplier Portal ta proces prenese v enoten digitalni kanal. Dobavitelj na portalu vidi naročilnice, potrdi rok dobave, pripravi najavo, določi časovno okno, vnese podatke o sledljivosti in po potrebi natisne etiketo za označevanje blaga. Kupec pa sproti vidi potrditve, spremembe in podatke, ki jih potrebuje za nadaljnje korake. S tem dobava ni več samo informacija v elektronskem sporočilu. Postane urejen proces, v katerem kupec in dobavitelj delata z istimi podatki.

Manj ročnega dela pri prevzemu, več zaupanja v podatke

Ena največjih vrednosti portala se pokaže pri prevzemu blaga. Če so podatki pripravljeni že pred prihodom dobave, lahko skladišče dela hitreje in z manj napakami. Blago je označeno, dokumenti so povezani, podatki o naročilu in dobavi so že v sistemu, ročnega preverjanja pa je bistveno manj. 

To je pomembno, ker skladišče pogosto ni ozko grlo zaradi pomanjkanja dela, ampak zaradi pomanjkanja pravih informacij v pravem trenutku. Ko mora ekipa ob prevzemu iskati dokumente, preverjati količine, popravljati podatke ali usklajevati nejasnosti z dobaviteljem, se izgublja čas. Še bolj pomembno pa je, da se poveča možnost napak, ki se lahko kasneje prenesejo v proizvodnjo, kakovost, planiranje ali reklamacijske postopke. Trace Supplier Portal zato ne zmanjšuje samo administracije. Pomaga dvigniti kakovost podatkov, s katerimi podjetje upravlja dobave.

Predvidljivost dobav je predvidljivost proizvodnje

Za proizvodna podjetja je zanesljiva dobava neposredno povezana z zanesljivo proizvodnjo. Če podjetje ne ve, ali bo material prišel pravočasno, ali je rok potrjen, ali so dokumenti pripravljeni in ali so podatki sledljivi, je tudi proizvodni plan manj zanesljiv. 

Trace Supplier Portal je posebej zanimiv za podjetja, ki želijo zmanjšati odvisnost od e-pošte, poenotiti komunikacijo z dobavitelji, izboljšati potrjevanje rokov, poenostaviti prevzem blaga in v digitalni proces vključiti tudi dobavitelje, ki morda sami še nimajo naprednih sistemskih povezav. Pomembno je tudi, da portal ni namenjen samo “nadzoru dobavitelja”. Dobavitelju omogoči jasnejša navodila, bolj strukturiran način potrjevanja in manj nejasnosti glede tega, kaj, kdaj in kako mora dostaviti. Dobro zasnovana digitalizacija dobavne verige mora pomagati obema stranema. Le tako proces zares zaživi.

Majhen korak, ki uredi velik del dobavne verige

Predstavitev Trace Supplier Portal je pokazala, da digitalizacija dobavne verige ni nujno velik, zapleten in večleten projekt. Pogosto se začne pri zelo praktičnem vprašanju: kako zagotoviti, da dobavitelj, kupec, skladišče in proizvodnja delajo z istimi informacijami? Ko so naročila, potrditve, najave, dokumenti in podatki o sledljivosti povezani v enem procesu, podjetje lažje planira, hitreje prevzema blago in bolje obvladuje spremembe.
To je osnova za bolj odporno oskrbovalno verigo: ne več informacij po različnih kanalih, ampak jasen digitalni tok od naročila do dobave.

Oglejte si posnetek predstavitve

Celoten posnetek predstavitve je na voljo v SLZ Vozlišču za člane z ustreznim članskim paketom.

Če želite podobne praktične primere digitalizacije logistike, proizvodnje in oskrbovalnih verig spoznavati sproti, spremljajte serijo Digitalni Masterclass: Rešitve v praksi in se nam pridružite na naslednjem webinarju.